Với quà Tết doanh nghiệp năm 2027, người phụ trách nên chốt danh sách người nhận và ngân sách từ giữa tháng 11/2026, chốt đơn với nhà cung cấp trong tháng 12, nhận và kiểm hàng đầu tháng Chạp, rồi giao xong trước khoảng 23 Chạp, tức thứ Bảy 30/1/2027. Tết Đinh Mùi rơi vào thứ Bảy 6/2/2027 và tháng Chạp năm nay chỉ có 29 ngày, nên quỹ thời gian cuối năm ngắn hơn cảm giác thông thường.
Bài này là lịch việc theo mốc, cách chia tầng người nhận, lưu ý riêng cho quà nhân viên, chứng từ cần giữ, các bước kiểm hàng số lượng nhiều và những rủi ro hay gặp. Bài không nêu giá hay nhà cung cấp cụ thể; các khoảng thời gian là gợi ý, mỗi doanh nghiệp điều chỉnh theo lịch nghỉ Tết chính thức và quy định nội bộ của mình.
Vì sao năm 2027 nên chốt sớm hơn mọi năm
Có ba điều làm cuối năm 2026 sang đầu 2027 dồn việc. Thứ nhất, Tết Dương lịch rơi vào thứ Sáu 1/1/2027, ngay giữa giai đoạn nhiều doanh nghiệp đang chốt đơn quà Tết, nên dễ mất vài ngày làm việc. Thứ hai, tháng Chạp năm Bính Ngọ chỉ có 29 ngày, không có ngày 30 Tết; 29 Chạp là thứ Sáu 5/2/2027, cũng là ngày tất niên cuối cùng. Thứ ba, ngày làm việc cuối trước Tết của nhiều nơi có thể rơi vào khoảng 26 đến 28 Chạp tuỳ phương án nghỉ, mà phương án nghỉ chính thức thường chỉ được thông báo vào cuối năm.
Hệ quả là quãng thời gian từ lúc nhận hàng đến lúc trao quà bị nén lại. Nhà cung cấp quà Tết cũng nhận đơn dồn dập ở cùng thời điểm, nên nhiều nơi khoá nhận đơn mới từ khá sớm, và dịch vụ giao hàng quá tải trong tuần cuối. Chậm một bước ở đầu là trễ dây chuyền ở cuối.
Vì vậy cách an toàn là lùi mọi mốc ra sớm hơn khoảng một tuần so với thói quen của doanh nghiệp, và luôn có một khoảng đệm vài ngày giữa ngày nhà cung cấp hẹn giao và ngày bạn cần trao.
Lịch việc gợi ý theo mốc
Lịch dưới đây là gợi ý cho một doanh nghiệp vừa và nhỏ đặt vài chục đến vài trăm phần quà. Đơn lớn hơn hoặc quà in logo riêng thì cần sớm hơn.
| Thời điểm | Việc chính | Kết quả cần có |
|---|---|---|
| Giữa tháng 11/2026 | Chốt danh sách người nhận theo tầng, ngân sách tổng, người duyệt | Danh sách có tên, địa chỉ, tầng quà, người phụ trách quan hệ |
| Cuối tháng 11 – đầu tháng 12 | Xin báo giá từ vài nhà cung cấp, xem mẫu thật | Bảng so sánh ruột quà, thời hạn giao, điều kiện đổi trả |
| Giữa tháng 12 | Duyệt mẫu cuối, ký hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, đặt cọc theo thoả thuận | Hợp đồng ghi rõ số lượng, quy cách, hạn giao, phạt trễ |
| Trước Tết Dương lịch 1/1/2027 | Nhận mẫu đóng gói hoàn chỉnh, chốt thiệp và lời nhắn | Mẫu được duyệt bằng văn bản hoặc ảnh có xác nhận |
| Từ mùng 1 Chạp, thứ Sáu 8/1/2027 | Nhận hàng, kiểm số lượng và chất lượng | Biên bản giao nhận, danh sách lỗi cần đổi |
| Khoảng 10 – 20 Chạp (17/1 – 27/1/2027) | Giao quà cho khách hàng, đối tác ở xa và trao cho nhân viên | Danh sách xác nhận đã nhận |
| Trước 23 Chạp, thứ Bảy 30/1/2027 | Hạn chót giao các địa chỉ liên tỉnh | Không còn đơn treo trên đường |
| Đến 29 Chạp, thứ Sáu 5/2/2027 | Xử lý phát sinh, trao bù cho người vắng, đối soát | Hồ sơ đầy đủ để kế toán quyết toán |
Mốc giao liên tỉnh nên sớm vì những ngày quanh 23 Chạp đường sá và kho vận đông nhất. Với người nhận ở nước ngoài, cần sớm hơn nhiều và kiểm quy định hàng hoá của nước đến.
Chia tầng người nhận
Tầng khách hàng, đối tác lâu năm. Phần quà trang trọng hơn, có thiệp ký tay của lãnh đạo. Kiểm quy định nhận quà của bên kia trước; nhiều doanh nghiệp, tổ chức có giới hạn giá trị quà nhân viên được nhận, và cơ quan nhà nước có quy định riêng về tặng, nhận quà.
Tầng đối tác thông thường, nhà cung cấp. Phần quà vừa phải, đồng loạt, nhấn vào lời cảm ơn hợp tác. Tránh gửi quà vào lúc đang thương thảo hợp đồng hay chờ duyệt hồ sơ, để không bị hiểu là gắn với một quyết định cụ thể.
Tầng nhân viên. Đồng đều cho mọi người cùng cấp, có thể có lựa chọn món theo nhu cầu. Đây là tầng có số lượng lớn nhất và ảnh hưởng tới không khí nội bộ nhiều nhất.
Tầng cộng tác viên, người làm thời vụ, bảo vệ, tạp vụ toà nhà. Phần quà nhỏ nhưng không bị quên. Nhiều nơi bỏ sót nhóm này, trong khi đây là những người làm việc sát với văn phòng mỗi ngày.
Ghi rõ người phụ trách từng tên. Mỗi người nhận trong tầng khách hàng nên có một người trong công ty chịu trách nhiệm trao hoặc gọi hỏi thăm. Quà được trao kèm một cuộc gọi khác hẳn quà chỉ được giao tới quầy lễ tân.
Quà Tết cho nhân viên: đều tay và có lựa chọn
Quà nhân viên là tầng dễ gây chuyện nhất nếu làm vội. Phần quà khác nhau giữa các phòng cùng cấp, phần quà cho người mới vào kém xa người cũ mà không có lý do rõ, hay một nhóm nhận sớm một nhóm nhận muộn, đều khiến người ta so sánh. Nguyên tắc đơn giản là cùng cấp thì cùng quà, có tiêu chí công khai nếu phân biệt theo thâm niên.
Cho nhân viên chọn giữa hai ba phương án là cách tốt khi đội ngũ đa dạng: phần quà có đồ mặn và phần quà chay; phần quà đồ ăn và phần quà đồ dùng. Một biểu mẫu nội bộ đơn giản gửi từ đầu tháng 12 là đủ. Tránh để rượu làm món chính; nếu có, kèm lời nhắc đã uống rượu bia thì không lái xe, vì những ngày cuối năm nhiều người phải đi lại nhiều.
Đừng quên người đang nghỉ thai sản, nghỉ ốm, làm việc từ xa hoặc ở chi nhánh khác. Gửi quà tận nhà kèm lời nhắn của trưởng nhóm là chi tiết nhỏ nhưng được nhớ lâu. Quà Tết không thay cho thưởng Tết; hai thứ nên được nói rõ để không ai hiểu nhầm.
Kiểm hàng khi nhận số lượng nhiều
Nhận vài trăm phần quà trong một buổi rất dễ bỏ sót lỗi. Chia việc và làm theo thứ tự.
- Đếm số kiện, số phần quà theo từng mẫu, đối chiếu với đơn đặt hàng trước khi ký nhận.
- Mở ngẫu nhiên một số phần quà ở các kiện khác nhau, so từng món với mẫu đã duyệt: món, khối lượng, nhãn, màu hộp.
- Kiểm hạn dùng của từng loại đồ ăn; mọi món nên còn hạn tới sau rằm tháng Giêng, thứ Bảy 20/2/2027.
- Kiểm hộp móp, vỡ, ướt; chụp ảnh và ghi vào biên bản ngay tại chỗ.
- Ký biên bản giao nhận ghi rõ số lượng đạt, số lượng lỗi, hạn đổi bù.
- Cất hàng ở chỗ khô, mát, có khoá; phân sẵn theo tầng và theo người phụ trách trao.
Nếu phát hiện lỗi hàng loạt, báo nhà cung cấp bằng văn bản ngay trong ngày, kèm ảnh. Càng gần Tết, khả năng đổi bù càng thấp.
Chứng từ cần giữ
Quà Tết doanh nghiệp là một khoản chi cần có chứng từ rõ ràng. Về nguyên tắc, nên có đơn đặt hàng hoặc hợp đồng, hoá đơn ghi đúng tên hàng hoá và số lượng, biên bản giao nhận, và danh sách người nhận có xác nhận. Việc khoản chi nào được tính vào chi phí hợp lý, quà cho nhân viên có phát sinh nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân hay không, phụ thuộc quy định thuế hiện hành và cách doanh nghiệp hạch toán; người phụ trách nên hỏi kế toán từ lúc lập ngân sách thay vì đợi cuối kỳ.
Nên lập một bảng theo dõi chung cho cả đợt quà: mỗi dòng là một người nhận, có cột tầng quà, mẫu quà, ngày giao, người trao, tình trạng đã nhận hay chưa. Bảng này vừa giúp người phụ trách không sót ai, vừa là căn cứ đối chiếu với hoá đơn và biên bản khi kế toán quyết toán. Ai được xem, ai được sửa bảng nên được quy định rõ, vì trong đó có địa chỉ, số điện thoại của khách hàng và nhân viên; dữ liệu cá nhân này cần được giữ kín như mọi dữ liệu khách hàng khác.
Một lưu ý thực tế: hoá đơn nên ghi đúng nội dung hàng hoá trong phần quà, không ghi chung chung, và khớp với số lượng thực nhận sau khi trừ hàng lỗi. Nếu có phần quà gửi trực tiếp từ nhà cung cấp tới người nhận, giữ lại xác nhận giao của từng địa chỉ.
Rủi ro hay gặp và cách phòng
Mùa quà Tết doanh nghiệp cũng là mùa nhiều sự cố và nhiều chiêu lừa nhắm vào bộ phận mua hàng.
- Giao trễ vì nhà cung cấp nhận quá nhiều đơn: hợp đồng ghi rõ hạn giao, phạt trễ, và giữ một khoảng đệm vài ngày.
- Hàng giao không giống mẫu: duyệt mẫu bằng ảnh có xác nhận, so từng món khi nhận.
- Email giả mạo nhà cung cấp báo đổi số tài khoản nhận tiền: luôn gọi lại số điện thoại đã biết từ trước để xác minh, không dùng số trong email lạ.
- Người tự xưng là nhân viên giao hàng đòi thêm phí để giao quà: đối chiếu với nhà cung cấp trước khi trả bất cứ khoản nào.
- Danh sách địa chỉ cũ, người nhận đã chuyển công tác: gọi xác nhận địa chỉ trong tháng 12.
- Quà có rượu gửi tới người không uống, hoặc tới cơ quan có quy định không nhận quà: rà danh sách theo tầng trước khi chốt.
Sau Tết, ghi lại nhà cung cấp nào giao đúng hẹn, phần quà nào được phản hồi tốt, địa chỉ nào sai. Ghi chú này giúp năm sau bắt đầu sớm và gọn hơn nhiều.
Câu hỏi thường gặp
Nên đặt quà Tết doanh nghiệp 2027 từ khi nào?
Nên chốt danh sách và ngân sách từ giữa tháng 11/2026, chốt đơn trong tháng 12. Tết Đinh Mùi rơi vào thứ Bảy 6/2/2027, tháng Chạp chỉ 29 ngày và Tết Dương lịch rơi vào giữa giai đoạn chốt đơn, nên càng sớm càng ít rủi ro giao trễ.
Hạn chót giao quà liên tỉnh nên là ngày nào?
Nên giao xong các địa chỉ liên tỉnh trước khoảng 23 Chạp, tức thứ Bảy 30/1/2027, vì những ngày sau đó kho vận và đường sá đông nhất. Quà gửi nước ngoài cần sớm hơn nhiều.
Quà Tết cho nhân viên có cần giống nhau không?
Người cùng cấp nên nhận quà như nhau. Nếu phân biệt theo thâm niên hay vị trí, tiêu chí nên rõ ràng và công khai. Cho chọn giữa vài phương án, như chay và mặn, giúp phần quà hợp với nhiều người hơn.
Có nên gửi quà Tết cho đối tác là cơ quan nhà nước không?
Cần thận trọng và tìm hiểu quy định về tặng, nhận quà trong cơ quan nhà nước. Nhiều nơi khuyến khích chỉ gửi thiệp hoặc lời chúc. Không gửi quà khi đang có hồ sơ chờ giải quyết để tránh bị hiểu là gắn với quyết định cụ thể.
Quà Tết cho nhân viên có phải chịu thuế không?
Tuỳ cách doanh nghiệp chi và hạch toán, quy định thuế hiện hành có thể coi một số khoản quà là thu nhập chịu thuế. Người phụ trách nên hỏi kế toán hoặc tư vấn thuế từ lúc lập ngân sách để chọn cách làm đúng.
Làm gì khi nhà cung cấp báo đổi số tài khoản qua email?
Không chuyển tiền ngay. Gọi lại số điện thoại đã biết từ trước của nhà cung cấp để xác minh, không dùng số trong email. Đây là chiêu lừa phổ biến nhắm vào bộ phận mua hàng mùa cuối năm.
